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  • 档案管理制度
    发布人:admin 发布时间:2020年6月19日 已被浏览 276
    佛山市顺德区建筑安装业协会
    档案管理制度 
           第一条  根据《中华人民共和国档案法》相关要求,为规范本会的档案管理,有效保护和利用档案发挥重要作用,结合本会工作实际制定本办法。
           第二条  本会档案是在日常工作活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形成的历史记录。按照国家档案相关规定,必须实行集中统一管理,保证档案的齐全与完整。
           本会档案,除文字和实物档案外,应当同时实现电子形式档案备份保存。
            第 档案应当分年、分类归档。
            第 文书档案(文件材料)
           (一)上级主管机关针对本会贯彻执行的文件。(重要的永久或长期保存)
           (二)本会与各级教育行政部门的往来文件。(重要的永久或长期保存)
           (三)机构成立的报告及上级批复通知的文件。(永久或长期保存)
           (四)本会历届领导任命的上级文件。(永久或长期保存)
           (五)本会历届会员代表大会的文件材料。(重要的永久或长期保存)
           (六)本会召开的会员代表大会、理事(常务理事)会议的文件材料。(重要的永久或长期保存)
           (七)本会向上级机关主管部门及领导的工作报告,请示和批复的文件材料。(重要的永久或长期保存)
           (八)本会的大事记,工作计划、总结、会议纪要。(永久或长期保存)
           (九)本会制定的各类工作规章制度,规范条例。(重要的永久或长期保存)
           (十)本会主办或参与联合主办的会议活动的文件材料。(重要的永久或长期保存)
           (十一)本会工作活动中产生的各种登记注册的证件;合同文件、合作协议等文件材料。(重要的长期或短期保存)
           (十二)反映本会各类重要工作的往来信函。(重要的长期或短期保存)
            第七条 在本会机关工作的个人档案,包括在本会工作的个人入职登记材料、个人身份证明材料、在本会历年工作述职报告、个人劳动合同书、聘书等。(重要的永久或长期保存)
            第 会员(个人和单位会员)档案,包括个人和会员入会申请材料、审批材料、会员信息宣传材料等。(重要的长期保存)
           第 学术研究及出版物档案材料
          (一)国家级,省市级的教育科研课题文件材料。(国家级的永久,省市级的长期保存)
          (二)本会公开发表的学术论文,纪念文集等。(重要的永久,一般的长期保存)
          (三)本会主办出版的书籍、杂志、简报等刊物。(永久或长期保存)
          (四)本会主持的重要调研报告(永久或长期保存)
          第六条 照片、声像档案材料
          (一)本会召开的会议活动场景的报告录音、录像、照片等。(永久或长期保存)
          (二)本会举办的重大纪念活动、重要的会议照片、领导合影、录音、录像等声像材料。(永久或长期保存)
          (三)本会历届重要领导级人物的照片。(永久或长期保存)
          (四)参加各省级本会召开的重要会议活动的照片等声像材料。(重要的长期,一般的短期保存)
         实物案材料
           (一)上级机关授予的奖状、奖杯、证书等。(重要的永久,一般的长期保存)
           (二)经审批注销不同时期单位的实效印章。(重要的永久或长期保存,一般的短期保存)
            第 本会工作人员查阅档案,须经本部门领导同意,经办公室领导或上一级领导批准方可查阅。
            第 查阅利用档案的人员一律在办公室阅览,如确因工作需求借出的,必须经办公室领导同意,并严格履行借阅登记手续按时归还。档案严禁带出本本会以外。
            第十条 利用档案的人员必须爱护档案,严禁涂改、损坏、撕页、私自抄录、复印,在文件上圈点,批注等损毁档案的行为。
             第十 档案管理人员应该仔细检查借阅后归还的档案。如有破损、丢失、涂改等情况,应立即向上级主管领导报告。
             第十 档案室提供的档案证明材料,应以引述或节录档案原文为主,并仔细核对审查,加盖档案公章,确保证明材料的准确性和真实性。
    第十 本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。
     
     
    佛山市顺德区建筑安装行业协会
    2019年3月18日


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